Hubble Communication

Vos communiqués de presse sont-ils perdus dans le trou noir des boîtes mail ?
Rien de plus frustrant que de voir vos informations soigneusement préparées éviter leur cible pour finir dans les spams.
Pourquoi cela arrive-t-il et comment y remédier ?
Voici les raisons principales et les solutions pour faire sortir vos communiqués de presse de l’ombre !

 

1. Les raisons techniques : Pourquoi vos mails finissent dans les spams ?

Problèmes de configuration des serveurs d’envoi
Les filtres anti-spam sont de plus en plus stricts. Si vos serveurs d’envoi ne sont pas configurés correctement, vos emails peuvent être automatiquement considérés comme suspects. Trois protocoles techniques sont essentiels :

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : permet de vérifier l’authenticité de votre email.
• SPF (Sender Policy Framework) : confirme que votre domaine est autorisé à envoyer des emails.
• DMARC (Domain-based Message Authentication) : combine DKIM et SPF pour protéger votre domaine contre les abus.

Adresses email blacklistées ou identifiées comme suspectes
Si votre adresse ou votre domaine a été signalé pour spam auparavant, vos mails risquent d’être directement bloqués.

Volume d’envoi trop important en une seule fois
L’envoi massif d’emails en un court laps de temps est souvent assimilé à une activité de spam. Préférez des envois segmentés et progressifs.

 

2. Le contenu : Ce qui réveille les filtres anti-spam

Les filtres anti-spam scannent le contenu de vos emails et se basent sur plusieurs éléments pour décider s’ils sont suspects.

• Les mots-clés dangereux : des mots comme « gratuit », « promotion », « urgent » sont des déclencheurs classiques pour les filtres anti-spam.
• Absence de personnalisation : un email générique sans nom ou mention de la personne à qui il est adressé peut être identifié comme automatisé.
• Trop de liens ou d’images : un contenu saturé de liens et d’images par rapport à la quantité de texte est suspect.

Bon à savoir : Un bon ratio entre texte et visuels augmente vos chances de rester dans la boîte de réception.

 

3. L’objet de l’email : La première impression est cruciale

L’objet de votre email est le premier élément que les filtres, et les journalistes, voient. Voici quelques conseils pour éviter les pièges :

• Évitez les objets trop vendeurs ou vagues : Des formulations comme « Offre exceptionnelle ! » ou « Info importante » sont à proscrire.
• Préférez des objets accrocheurs et clairs : Allez droit au but en évitant les formulations trop clichées.

Exemples d’objets efficaces :

• « Communiqué de presse : [Nom de votre actualité] »
• « [Thème] : une info exclusive pour [Nom du média] »

 

4. Les bonnes pratiques pour rester dans la boîte de réception

Pour éviter que vos communiqués n’atterrissent dans les spams, adoptez ces bonnes pratiques :

• Segmentez vos envois : Préférez des listes de diffusion ciblées pour éviter les suspicions d’envoi massif.
• Testez vos emails avant envoi : Utilisez des outils comme Mail Tester pour vérifier la qualité et la délivrabilité de votre email.
• Rédigez un contenu clair et engageant : Faites en sorte que votre message soit pertinent pour le journaliste et facile à lire.
• Prévoyez une signature professionnelle : Ajoutez toujours vos informations de contact et votre logo pour renforcer la crédibilité.

 

5. Check-list avant envoi : Votre plan anti-spam en 5 étapes

Avant de cliquer sur « Envoyer », assurez-vous d’avoir suivi ces étapes :

1. Validez vos paramètres d’envoi (DKIM, SPF, DMARC).
2. Relisez l’objet et supprimez les mots-clés suspects.
3. Testez l’email avec un outil d’analyse comme Mail Tester.
4. Personnalisez le contenu pour chaque destinataire.
5. Envoyez par vagues en segmentant votre liste de diffusion.

 

Conclusion

Vos communiqués méritent d’être lus et découverts par les journalistes ! En adoptant ces bonnes pratiques, vous réduisez significativement le risque d’être bloqué par les filtres anti-spam. Un contenu pertinent, des paramètres techniques au point et des envois personnalisés sont les clés pour assurer la réception de vos informations dans les bonnes boîtes mail.

Préparez, testez, envoyez... et soyez lus !